Yeni bir yıl ve yeni bir iş! Bu harika, ancak çalışma masanızın üzerindeki telefon sizi o kadar korkutuyor ki! Bu çok normal çünkü İngilizce telefon mesajı almak pek de kolay değildir. Genellikle arayan kişi o kadar hızlı bir şekilde konuşur ki, söylenenleri anlamak oldukça zorlaşır. Bu durumda mesajı doğru anlamak için bazı sorular sormanız gerekir. İşte sizi asıl korkutan da budur! Çünkü sorularınızı İngilizce olarak doğru sormak ve cevapları da doğru anlamak zorundasınız. Telefon görüşmelerinde özellikle toplantı ya da benzeri bilgileri yanlış anlamak profesyonel ortamlarda göz korkutucu olabilir. Hiç kimse patronuna ya da müdürüne eksik ya da yanlış bilgi vermek istemez, değil mi? Ama hemen endişelenmeyin! İş İngilizcesi ile mesaj almak, aslında çok da zor olmayan birkaç formülü izler. Bu makalede her seferinde eksiksiz ve hatasız mesaj aldığınızdan emin olmak için izleyebileceğiniz altı adımı birlikte inceleyeceğiz.
Bununla birlikte ilk ve en önemli başlangıç, İngilizce dinleme yeteneğinizin gelişmiş olmasıdır. İngilizce konuşulanları ne kadar anlıyorsunuz? Bundan kesinlikle emin olmalısınız…
Şimdi telefonda kullanılacak İngilizce ifadelere birlikte göz atalım.
- Explain That the Call Recipient Isn’t Available
Telefonla arayan kişiye, müdürünüzün ya da aranan kişinin uygun olmadığını söylemek için şu ifadeleri kullanabilirsiniz:
Bir özür kelimesi ile başlarsınız;
Sorry, I’m afraid…
My apologies, but…
Bu cümlelerden sonra aranan kişiye telefonu bağlayamayacağınızı açıklamak istemiyorsanız eğer aşağıdaki genel ifadeleri kullanabilirsiniz:
…Ms. Smith is not available.
…Ms. Smith can’t come to the phone right now.
Telefonun diğer ucundaki kişiye bilgi vermek konusunda bir sorun yoksa eğer, şu cümleleri de kullanabilirsiniz:
…Ms. Smith is currently in a meeting.
…Ms. Smith is currently on the other line/on another call.
…Ms. Smith is out of the office/away on vacation/away on a business trip.
…Ms. Smith has just popped out of her office for a minute.
- Get the Caller’s Name and Number
Telefon konuşmalarında genel olarak arayan kişinin kendini tanıtması gerekir. Ancak bu pek uygulanmaz. Bu durumda kiminle görüştüğümüzü sormak için “can” yerine “may” ya da “could” modal fiilleri çok daha kibar bir ifade kullanmamızı sağlayacaktır.
Şöyle ki;
May I know who’s calling?
May I know who I’m speaking to?
May I have your name please?
Could I take down your name and number please?
- Offer to Take a Message
Arayan kişiye yardımcı olmak, diğer bir kibar davranış olacaktır. Bu durumda mesajı almak için “could”, “would” ya da “may” modal fiillerini kullanarak cümlenizi kurabilirsiniz.
Örneğin;
Would you like to leave Ms. Smith a message?
May I take a message?
Aşağıdakiler gibi alternatifler de önerebilirsiniz:
Would you like to try back later?
Could you call back at [time]?
Is there someone else you would like to speak to?
- Clarify Confusing Parts of the Message
Telefonda konuştuğunuz kişinin mesajını doğru anlayıp anlamadığınızı öğrenmek için soru sormaktan kaçınmayın. Mesajını doğru almak için birkaç soru sormak, yanlış bilgi edinmekten çok daha iyidir.
Aşağıdaki cümleler bu diyalog için size yardımcı olacaktır.
I’m sorry, I didn’t catch that.
Sorry, could you repeat that please?
Sorry, the connection isn’t very good, do you mind speaking a little louder please?
Sorry, I missed that last bit. Did you say…?
- Verify the Message
Birkaç sorunun ardından nihayet mesajı doğru olarak yazdınız, fakat bu telefon konuşmasının sona erdiği anlamına gelmiyor. Son olarak mesajı doğru aldığınızı onaylatmak için aşağıdaki cümleleri kullanabilirsiniz.
Let me check that I got this right. You said…
To confirm, you said…
I’ll repeat your message… Is that correct?
Is there anything else I can help you with?
- Say Goodbye
Nihayet “Hoşça kal” deme vakti! Arayan kişiye aşağıdaki cümleleri kullanarak teşekkür edin ve son olarak mesajı ileteceğiniz yere bırakmayı unutmayın.
Thank you for call, I’ll pass your message to Ms. Smith.
I’ll make sure Ms. Smith gets your message. Thank you, have a nice day.
